Een goede reünie valt of staat bij de hoeveelheid arbeid die je erin pompt. In 2007 hebben we een reusachtige reünie georganiseerd voor de voormalige internen van het Bisschoppelijk College te Roermond. In eerste instantie was het de bedoeling om een kleine reünie te organiseren en dan zeg je makkelijk: "Dat doen we wel even." Enfin, het liep volledig uit de hand maar als je "A" zegt... De reünie resulteerde in een geweldige dag en een schat aan informatie, volg de links in de linkermenubalk maar eens op http://www.oudekippen.nl/. Onderstaande is een beschrijving van do's & dont's, een braindump die niet compleet is maar vast van pas kan komen.
Contents
De wereld is klein geworden
Het internet biedt mogelijkheden om veel mensen te achterhalen. De truc is om mensen die al gevonden zijn aan te sporen om vooral mee te helpen. Dit is het grootste deel van het werk en vele handen kunnen licht werk maken. Eenmaal op weg blijkt het enorm leuk te zijn om oude klasgenootjes en collega's te spreken na jaren.
- Gebruik een wiki waar meerdere mensen tegelijkertijd kunnen putten uit een lijst 'gezocht'. Pas op dat privacy niet teveel geschonden wordt.
- Zorg voor een formulier 'teken van leven', evenals een mutatieformulier. Laat één persoon die lijst beheren. Dit kan een Calc-blad (of een andere spreadsheet) zijn die de wiki-code beheert om de wiki up-to-date te houden. Daarnaast kan dat blad als uitgangsbasis fungeren om er adressenlijsten mee te publiceren zodat iedereen elkaar kan bereiken voor en na de reünie.
Communicatie
Een mailinglijst voor de gehele groep is van cruciaal belang om informatie uit te wisselen, vragen te stellen bij het zoeken, anekdotes boven water te krijgen enzovoorts. Nu kan zo'n discussielijst resulteren in veel mail en de ervaring is dat sommige mensen geïrriteerd raken en dreigen af te haken. Het kan zijn dat ze een kort lontje hebben of dat de Delete-knop het niet meer doet of dat er gewoon kwetsende taal over de lijst gaat. Oplossing:
- Mensen die zich aanmelden (via het formulier bij voorkeur) de keuze geven of ze alleen aankondigingen willen ontvangen of ook willen deelnemen aan de discussies. Geef ze ook een opt-out-mogelijkheid.
- Een discussiemailinglijst maken met al dan niet de instelling 'post ontvangen aan'. Een kopie van die lijst kan als als bron gebruikt worden voor de aankondigingen. Dit is makkelijk te automatiseren door de basislijst dagelijks te kopiëren met andere instellingen.
- Modereer alle inkomende mailtjes.
- Een mailinglijst voor de organisatie is ook handig.
Een site voor de reünie
- De site is de spil, zowel voor als na de reünie.
- Zorg voor een unieke sitenaam zoals reunie.domeinaam.nl
Iemand moet anekdotes uit de mailinglijst publiceren op de site. Nodig iedereen uit om iets over zichzelf te vertellen, de mensen die dit doen kunnen met verrassende en boeiende verhalen komen. Voorbeeld: http://www.oudekippen.nl/Artikelen
Probeer foto's te pakken te krijgen en te publiceren op de site. Voorbeeld: http://www.oudekippen.nl/Foto
- Moedig mensen aan om zelf te schrijven en geef die mensen schrijfrechten indien ze zich aanmelden.
Sponsoring
- Mogelijk zijn er reünisten die willen sponsoren, bijvoorbeeld door het leveren van producten en diensten tegen kostprijs of lager.
- Zorg ook dat er een fooienpot staat met een duidelijk doel.
Etc.
- Uiteraard verdient het voorkeur de reünie te houden in het toenmalige gebouw.
- Lukt dat niet dan is het erg leuk voor mensen om toch in groepjes de oude school te kunnen bekijken.
- Zorg ervoor dat in de ontvangstruimte mensen elkaar kunnen vinden
- Hang heliumballonnen op met daaronder een kaartje met verschillende jaartallen
- Publiceer de adressenlijst vooraf en zorg dat daar 06-nummers op staan.
- Overweeg merchandise voor de gelegenheid. Denk aan T-shirts, sweaters, stropdassen, enzovoorts. Zorg dat het ruimschoots van te voren besteld is zodat het op de dag zelf uitgedeeld kan worden bij binnenkomst.
- Zorg ook voor extra exemplaren als geschenk om te geven aan mensen die hebben geholpen.
- Op de dag zelf zijn er veel handen nodig. Studenten vinden het leuk om mee te helpen.
- Zorg voor een eenvoudige daginvulling, mensen hebben geen tijd voor veel eten en toespraken, ze willen vooral veel praten met hun oude bekenden (wij hadden enorm veel eten over).
Wat technieken
- Gebruik een Linux-systeem, dan kun je makkelijk scripten en ben je zo op de rails. Zo kan de mailinglijst voor aankondigingen makkelijk met cron gesynchroniseerd worden.
- Een wiki is natuurlijk handig omdat je met meerdere mensen kan klussen aan zo'n site. Moinmoin is een prima keuze. Het rechtensysteem met acl's maakt het toewijzen van rechten en het maken van groepen eenvoudig.
- Code vanuit Open Office Calc plakken is een houtje-touwtje-aanpak maar het werkt prima. Het gaat zelfs zover dat je weer terug kan plakken naar Open Office Writer om een adressenlijst te maken in telefoonboekstijl.
- Voor de mailinglijst is mailman een prima oplossing omdat het voor het dagelijks beheer een goede web-interface heeft terwijl er op commandoregelniveau veel mogelijkheden geboden wordt.
- Geef niet toe aan de verleiding om de lijst ongemodereerd uit te voeren, discussies kunnen snel uit de hand lopen als oude frustraties boven komen drijven.
- Voor het formulier en voor het downloaden van foto's en films is een Apache-site handig. Een FTP-site kan ook handig zijn voor het uploaden van foto's na de reünie.
- Gebruik Formmail voor het aanmeldings- en mutatieformulier.
- Dito voor het vooraf bestellen van shirts, enzovoorts.
Juridisch
Advies is om alles wat aangeleverd wordt in de vorm van foto's en teksten te voorzien van en Creative Commons Naamsvermelding Gelijk delen-licentie. Zo kan iedereen vrijelijk downloaden en gebruiken. Doe dit ook voor de foto's en films die gemaakt worden op de dag zelf. Spreek dit goed af en betaal eventueel wat meer om de rechten af te kopen. Voor de foto's hebben wij een gerenommeerde fotograaf gevraagd en voor de film is de videoclub van de school gevraagd. Deze club heeft overigens voor een zeer schappelijke prijs een enorm leuke compilatie gemaakt, zie http://media.oudekippen.nl/video/opa/2007reunie.wmv, mogelijk dat ze dat vaker willen doen.
- Dek jezelf in door voor EHBO te zorgen en vervoer aan te bieden naar hotels en stations, huur bijvoorbeeld een personenbusje en zoek iemand die nuchter een dagje wil bijverdienen.